La crise sanitaire a vu une accélération des projets de transformation digitale dans les entreprises. La réussite de ces projets va au-delà de la qualité technique des solutions mises en œuvre.
Dans cet article, je vous propose de porter notre attention sur 5 facteurs de succès, résolument humains :
Penser le projet digital
Dans un premier temps, il est utile de positionner le projet par rapport à la mission de l’entreprise, aux enjeux qu’elle veut relever. « Comment le projet de transformation digitale contribuera-t-il à répondre à ces enjeux ? »
Il s’agit de penser le projet en lien avec la stratégie de l’entreprise, lui donner un sens, dépasser la ‘simple’ mise en œuvre d’un nouveau système d’information.
Le sens donné au projet, l’expression de sa valeur ajoutée, sont essentiels pour :
- Le légitimer à un niveau stratégique de l’entreprise et disposer de budgets nécessaires pour le réaliser ;
- Onboarder, motiver les parties prenantes qu’elles soient internes ou externes ;
- Garder une dynamique, une mobilisation, durant tout le projet ;
- Accompagner le changement.
Instaurer une relation de partenariat
Le projet (voire le programme) de transformation digitale fait appel à des interventions de prestataires externes (ex. : intégrateur, éditeur, assistance à maîtrise d’ouvrage, etc.). Il ne peut démarrer sans un cadrage des responsabilités de chacun des protagonistes et une définition claire du périmètre fonctionnel et technique à couvrir.
La contractualisation s’inscrit dans l’instauration d’une relation de partenariat basée sur la coresponsabilité.
Cette alliance entre le client et les parties prenantes a plusieurs vertus dont :
- Cocréer la relation, favoriser une communication efficace ;
- Définir les règles de fonctionnement ;
- Avoir une vision partagée des enjeux du projet, ses objectifs, son périmètre, son planning, etc. ;
- Faciliter le passage de phases critiques du projet.
Disposer d’une gouvernance robuste et avoir un sponsorship fort
Le sponsor tient un rôle clé tout au long du projet. Il donne le sens, fait les liens avec la stratégie globale de l’entreprise (de l’organisation), rappelle les enjeux.
Les instances de gouvernance incluent des décideurs, des sachants, des représentants signifiants (parfois appelés ‘lead’) de chaque grande fonction métier impliquée dans le projet de transformation.
Le directeur de projet (ou de programme), interne et/ou externe, agit tel un chef d’orchestre organisant les activités, s’assurant de la mise à disposition et de la mobilisation des compétences nécessaires, veillant à la motivation des équipes, la bonne collaboration des membres qui les composent, gardant le cap sur les objectifs, délais, budgets, etc. Ce poste tient ainsi une part importante dans la réussite du projet. Toutefois, rappelons-nous les principes de partenariat et de coresponsabilité. Les succès, comme les échecs, seront collectifs.
Un sponsor présent, une gouvernance de projet clarifiée, permettront en particulier de :
- Garder le cap sur le Pour Quoi du projet ;
- Être centré sur l’objectif à atteindre et prioriser ce qui doit l’être ;
- Prendre les décisions, faire des choix structurants ;
- Identifier les compétences à mobiliser et à quel moment le faire ;
- Entretenir une relation de partenariat pérenne.
Avoir une Equipe projet
Un projet se fait avec une équipe. Personne ne remet en cause ce point. Cependant, un élément important est d’être aligné sur la définition même du terme ‘Equipe’.
Dans le cadre d’un projet de transformation digitale, il s’agit notamment de s’assurer que l’équipe :
- Est alignée sur les enjeux à relever et partage un objectif commun ;
- A son identité, ses valeurs ;
- Connaît et reconnaît les rôles et responsabilités de chacun ;
- Travaille en coresponsabilité sur l’atteinte des résultats de l’équipe et le succès de chacun de ses membres ;
- Collabore pour réussir ensemble.
Le principe réside dans le fait que chacun sache : Pour Quoi il œuvre, quel est le sens du projet, en quoi il est important pour l’entreprise. Il s’agit de travailler les uns avec les autres et non les uns à côté des autres.
Accompagner le changement
L’accompagnement du changement s’exprime dès le démarrage du projet. Il se travaillera à plusieurs niveaux :
- Equipes de mise en œuvre:
Dans un monde de plus en plus incertain, imprévisible, les équipes de direction veulent des résultats et obtenir un retour sur investissement rapidement. Cela se traduit, pour certaines directions digitales, par des changements de méthodologie de travail. Les quick wins seront privilégiés : projets plus courts, agiles, qui permettent des mises à disposition du nouveau système d’information plus rapidement. Ceci en opposition aux projets dits « à effet tunnel » où les premiers résultats concrets apparaissaient parfois après plus de 18 mois.
- Equipes métier et digitales:
La transformation digitale s’accompagne généralement d’une modification des manières de travailler, une mise à jour des fiches de poste, la disparition de certaines activités rendues inutiles ou prises en charge par la digitalisation.
- Utilisateurs finaux:
Nous allons assister à de nouvelles manières de procéder, une nouvelle expérience utilisateur, un accès différent voire plus ouvert à la donnée, etc.
La mobilisation d’un responsable de l’accompagnement au changement constitue ainsi un incontournable pour le succès de la transformation digitale.
Nous constatons, par ces éléments, que l’Humain est au cœur des réussites des transformations digitales. Chacune des dimensions pourra être accompagnée par du coaching professionnel : travailler sur les enjeux et donner du sens, asseoir la position de directeur de projet, créer les conditions favorables au travail en équipe, définir les axes de change management, etc.
